Questo strumento di comunicazione, essenziale per aziende e organizzazioni, offre una voce formale e istituzionale.Oggi esploreremo non solo quando inviarlo, ma anche come scriverlo e diffonderlo in modo efficace.
I comunicati stampa sono cruciali per costruire e consolidare la reputazione di un’azienda. Invii mirati possono massimizzare l’impatto e la visibilità. In questo articolo saranno affrontati vari aspetti, a partire da scoprire qual’è il momento giusto per la diffusione di un comunicato sul web.
Un comunicato stampa online quando va scritto?
Stabilire una regola universale risulta un compito arduo, poiché dipende da vari fattori, tra cui il contenuto del comunicato e la pianificazione editoriale della redazione.
Ad esempio, se l’obiettivo è promuovere un evento, è fondamentale rispettare tempistiche diverse diversamente da una notizia di cronaca.
Un suggerimento pratico consiste nell’inviare il comunicato nei primi giorni della settimana, preferibilmente tra lunedì e martedì, così da catturare l’attenzione, poiché molte redazioni preparano il piano editoriale in questi giorni.
Meglio evitare di inviare il venerdì: i giornalisti potrebbero non dedicare la dovuta attenzione alle comunicazioni in arrivo, già proiettati verso il fine settimana.
Inoltre, è consigliabile non inviare comunicati relativi a eventi già in corso, bensì adottare una strategia di invio multiplo, con comunicati programmati settimane prima, 24 ore prima dell’evento e successivamente.
Quanto all’orario ideale, inviare un comunicato tra le 10:30 e le prime ore del pomeriggio sembra rispondere efficacemente al ritmo operativo dei giornalisti.
La finestra temporale successiva è quella in cui si prepara il piano editoriale per la settimana seguente, costituendo un momento propizio per catturare l’interesse dei destinatari.
Come scrivere dei comunicati stampa online
Il comunicato stampa richiede una precisa struttura per essere adeguatamente identificato e distinguersi da altre tipologie di testo.
Un elemento chiave è rappresentato dal soggetto che lo diffonde, il quale deve essere immediatamente riconoscibile all’interno del documento, meglio se si tratta di un ufficio stampa digitale. Questo aspetto assicura al giornalista di identificare prontamente la fonte delle informazioni presenti nel testo.
La sequenza inizia con il posizionamento del logo dell’ente, il quale deve essere collocato in modo prominente. Subito sotto il logo, è opportuno inserire la dicitura “comunicato stampa”. Questo passo preliminare serve a chiarire la natura del documento fin da subito.
Successivamente, si procede con la presentazione del testo effettivo, includendo un titolo, preferibilmente di massimo due righe indipendenti, seguito dal corpo del comunicato.
Luogo e data sono essenziali per fornire un contesto geografico e temporale, meglio se all’inizio del testo.
Infine, i contatti devono essere chiaramente indicati, così da poter essere contattati per dettagli o chiarimenti.
Dove pubblicare online i comunicati stampa
Per un efficace invio dei comunicati stampa online, la pianificazione è fondamentale. Ma a chi inviarli e per renderli visibili online? Scopriamolo insieme:
- Agenzie di stampa, siti di informazione, canali all news: i destinatari primari sono le agenzie di stampa, i siti di informazione principali e i canali all news. Questi soggetti necessitano di tempi rapidi, specialmente le agenzie di stampa, che fungono da fulcro nella diffusione delle informazioni.
- Rendilo disponibile a tutti: è preferibile pubblicare il comunicato sul sito ufficiale dell’organizzazione così da renderlo accessibile a tutti i visitatori, non solo ai giornalisti. Questa pratica favorisce il fact-checking da parte degli utenti, che possono verificare direttamente la fonte delle informazioni.
Come inviare comunicati stampa online
Le regole fondamentali per l’invio di un comunicato stampa via email sono cruciali per garantire un impatto positivo e rispettoso. Ecco una sintesi delle linee guida essenziali:
- Selezione attenta dei destinatari: meglio non inviare messaggi a persone che non mostrano interesse alle comunicazioni. Se possibile, utilizzare dei programmi.
- Rispetto della privacy: meglio non inserire altri account di posta in copia conoscenza in chiaro; al massimo, utilizzare la funzione Ccn. Non reindirizzare l’email lasciando la dicitura Fwd, se si riceve il comunicato da un collega o superiore.
- Oggetto dell’email: scrivere un oggetto email chiaro, evitando urgenze e maiuscole con punti esclamativi. Esplicita con chiarezza l’esistenza di un comunicato stampa relativo a una notizia.
- Posizione: è necessario decidere se inserire il testo nel corpo dell’email o come allegato. Una soluzione efficace consiste in una presentazione personalizzata nel corpo email e il comunicato in allegato al messaggio.
- Formato: da preferire il formato PDF o DOC per agevolare il copia e incolla, ma evita questa soluzione se stai lavorando per il web.
Seguire attentamente queste regole contribuirà a garantire che il tuo comunicato stampa non solo venga aperto in tempo, ma sia anche ben ricevuto dai destinatari.
Differenza comunicati stampa web e digital pr
L’integrazione sinergica tra l’ufficio stampa e le digital PR è fondamentale per ottenere risultati ottimali nella gestione della comunicazione aziendale. Se il primo si occupa principalmente del flusso di comunicazione formale, le digital PR coinvolgono attività di content marketing.
Nell’era digitale, il controllo della comunicazione è cruciale, ed è essenziale assicurare una voce coesa e forte, influendo sul posizionamento del brand nella mente del consumatore.
La digital PR, concentrandosi su relazioni più ampie e contatti con altri professionisti, creano un network favorevole al brand.
La comunicazione coordinata tra ufficio stampa e digital PR è essenziale per garantire che le iniziative, come la produzione di contenuti sugli influencer o eventi live, siano comunicate ufficialmente.
L’ufficio stampa informa testate giornalistiche e riviste di settore, garantendo che tali attività non passino inosservate.La differenza fondamentale è che nel caso di diffusione di comunicati stampa, il Brand “fa notizia” nel caso delle Digital PR creiamo un contenuto intorno al brand che però non è una notizia ma un racconto.
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